Jak vybrat informační systém pro menší firmu: Na co se zaměřit

Když firma roste, Excel obvykle přestává stačit. Zakázky se komplikují, účetní chce data v jiném formátu, sklad neodpovídá skladovým kartám a faktury se vystavují ručně. V tu chvíli je jasné, že potřebujete plnohodnotný informační systém. Jenže nabídka je obrovská a vybrat ten správný není jednoduché.

Co přesně vlastně potřebujete?

Před tím, než začnete procházet nabídky, si sepište, co od firemního informačního systému opravdu čekáte. Potřebujete jen řešit fakturaci a jednoduché skladové hospodářství? Anebo řešíte složitější výrobu s náročnou kalkulací? Máte více skladů? Prodáváte přes e-shop?

Nejhorší chybou je koupit „velký“ systém s představou, že do něj dorostete. Většinou se stane, že platíte za funkce, které nepoužíváte, a zároveň se v záplavě modulů ztratíte. Začněte proto s tím, co skutečně využijete hned. Dobré systémy umožňují moduly přidávat postupně.

Účetnictví jako základ

Pro většinu firem je klíčový kvalitní účetní program. Co si pod tím představit v praxi? Nestačí jen vystavovat faktury – potřebujete propojení se skladem, se mzdami, s bankou, a hlavně snadný export dat pro účetní. Ušetříte tím spoustu času i peněz na zpracování účetnictví.

Ideální je, když účetní modul komunikuje přímo s bankou a automaticky páruje platby s fakturami. Žádné ruční přepisování výpisů či hledání, která faktura už je zaplacená. Dobrý systém vám také připomene nezaplacené faktury a umožní hromadné odesílání upomínek.

Cloudové nebo lokální řešení

Dnes se většina firem přiklání k informačním systémům v cloudu. Výhody jsou jasné – přístup odkudkoliv, automatické zálohování, žádná starost o servery a aktualizace. Měsíční poplatek platíte podle počtu uživatelů a kapacitu měníte podle potřeby.

Lokální instalace má smysl pro specifické obory. Anebo tam, kde se pracuje s citlivými daty, a chcete mít vše pod kontrolou. Na začátku vás stojí mnohem více, ale dlouhodobě můžete ušetřit.

Podpora a školení

Nejdůležitější často není samotný software, ale kvalita podpory. Když něco nefunguje nebo nevíte, jak na to, potřebujete rychlou odpověď. Ověřte si proto předem, jak funguje helpdesk, jestli nabízejí školení – a jak vypadá dokumentace.

Ideálně si systém vyzkoušejte na testovací verzi a nepodceňujte ani komunikaci s podporou. Dobře nastavený informační systém vám ušetří desítky hodin práce měsíčně – špatně vybraný vás bude trápit roky.

Hodil by se vám tip na konkrétní produkt? Mezi nejoblíbenější české informační systémy pro firmy patří RIS. Společnost Saul informační systémy má s vývojem téměř třicet let zkušeností a nabízí řešení pro firmy všech velikostí.